---

Bạn có thể làm gì với 90 Phút #

Nếu bạn có thể dành 90 phút hôm nay và tiết kiệm được 90 phút hoặc nhiều hơn mỗi ngày, bạn sẽ thế nào? Nếu chỉ dành 90 phút hôm nay và sau đó mỗi ngày bạn làm việc ít hơn 90 phút, bạn nghĩ sao? Tôi biết nó nghe có vẻ không thực tế. Rốt cuộc, kinh doanh không dễ dàng, phải không? Nhưng nếu bạn đã đọc cuốn sách của tôi, “DONE: Kiếm thêm thu nhập khi quản lý ít hơn”, thì bạn biết rằng việc điều hành doanh nghiệp chỉ trong một phần nhỏ thời gian bạn đang làm việc không chỉ là khả năng. Đó là một lối sống mà tôi đã thành thạo và hoàn toàn đón nhận, với sự giúp đỡ từ những Người làm việc siêu hiệu quả (MVDs Most valuable doers) mà tôi đã gặp từ khắp nơi trên thế giới.

MVDs: Most Valuable Doers: những người làm việc siêu hiệu quả sẽ là yếu tố quan trọng nhất.

Tôi là Brad Callen. Và tôi đã viết cuốn sổ tay này để giúp bạn áp dụng 10 Nguyên Tắc của “Học Thuyết DONE” của tôi. Trong những trang này, bạn sẽ tìm thấy một cách tiếp cận đơn giản và thực tế để tuyển dụng và thuê MVD đầu tiên của mình, và đặt họ (và bạn) trên con đường thành công… chỉ trong khoảng 90 phút. Sau đó, chỉ cần lặp lại cho đến khi toàn bộ doanh nghiệp của bạn hoạt động tự động hầu hết thời gian. (Ngay cả những phi công giỏi nhất cũng phải lập kế hoạch bay và tập trung khi cất và hạ cánh, phải không?)

Nếu bạn tuân theo cuốn sổ tay này từng bước một, hoàn thành các nhiệm vụ khi đi qua, bạn sẽ có MVD đầu tiên của mình, cũng như một hệ thống thực tế và khả thi để quản lý họ và đội ngũ đang phát triển của bạn.

Cho đến giờ, bạn có lẽ đã biết rằng tôi là người hành động. Tôi tôn trọng những người hành động. Tôi sống xung quanh bởi những người như vậy. (Tôi không có nhiều kiên nhẫn với những người chỉ biết nói mà không hành động.) Cuốn sổ tay này nói về việc thực hiện. Nhưng trước khi bạn bắt đầu và thực hiện mọi thứ, tôi muốn xem xét lại những nguyên tắc cơ bản của “Học Thuyết DONE”. Bởi vì sự thành công của bạn dựa trên việc hiểu và sống theo 4 nguyên tắc cơ bản.

Câu hỏi cho phần này của bạn:

MVDs là gì ?

---

BỐN KEY TUYỂN DỤNG- GIÚP TUYỂN DỤNG NHIỀU HƠN #

Việc hoàn thành công việc bắt đầu và kết thúc bằng việc tuyển dụng MVDs. Đây là những thành viên trong đội ngũ làm việc từ xa của bạn, họ sẽ hoạt động đồng điệu như một cỗ máy được điều chỉnh cẩn thận, mà không cần phải ở chung một phòng. Thực tế, bạn có thể làm việc với MVDs nhiều năm mà không bao giờ gặp họ trực tiếp (Tôi chưa bao giờ gặp mặt bất kỳ MVD nào mà tôi đã tuyển dụng).

Tuy nói vậy, MVDs có bốn đặc điểm thiết yếu. Nếu bạn tuyển dụng những người không đáp ứng đủ bốn yếu tố này, thì bạn không đang tuyển dụng MVDs và bạn sẽ gặp khó khăn với các nguyên tắc của Học Thuyết DONE. Khi bạn thực hiện theo cuốn sổ tay này, hãy nhớ rằng MVDs của bạn phải đáp ứng Bốn Yếu Tố Cơ Bản khi Tuyển Dụng:

4key tuyển dụng được MVD: Làm việc theo yêu cầu ở nhà => Có chuyên môn => Có kinh nghiệm => Đã được đánh giá cao.

● MVDs LÀM VIỆC THEO YÊU CẦU.

Họ làm việc theo những yêu cầu của mình sẽ làm từ bất kỳ nơi nào họ cảm thấy thoải mái và hiệu quả. Họ cũng làm việc một cách độc lập và không cần sự giám sát trực tiếp. Bạn chỉ trả tiền cho họ với số giờ cần thiết để hoàn thành công việc của bạn. Họ tự chọn các mốc thời gian, hạn chót và cách giải quyết vấn đề của bạn, dựa trên kinh nghiệm và chuyên môn của họ.

● MVDs CÓ CHUYÊN MÔN CAO

Bạn không cần phải huấn luyện họ về kỹ năng hay dạy họ cách hoàn thành công việc. Đôi khi, họ sẽ biết nhiều hơn bạn. Họ có thể có những khả năng đặc biệt để hoàn thành một đầu mục công việc cụ thể.

● MVDs CÓ KINH NGHIỆM

Họ đã có kinh nghiệm làm một công việc tương tự trước đó

● MVDs ĐƯỢC ĐÁNH GIÁ 5 SAO.

Bạn có thể kiểm tra họ một cách đúng đắn bằng cách xem xét các mẫu công việc trước đó và đọc phản hồi từ các khách hàng và nhà tuyển dụng trước đó, và họ đã nhận điểm không thấp hơn 4.9-5 sao cho công việc tương tự và liên quan đến công việc bạn tuyển dụng họ thực hiện.

Như vậy, bạn có thể thấy việc tuyển dụng MVDs thực sự tạo ra sự khác biệt. Và nếu bạn vẫn chưa thuyết phục, tôi không yêu cầu bạn phải tin tôi. Tôi chỉ mong bạn thực hiện công việc mà tôi đã chỉ định ở đây và chứng minh tôi sai.

---

4 Key thực thi – giúp thực thi hiệu quả cao hơn #

Vì MVDs đều đã tuân thủ 4 tiêu chí trong key tuyển dụng, nhiệm vụ của bạn, như một nhà lãnh đạo, là phát huy và tận dụng tối đa sức mạnh và tài năng đặc biệt của họ. Để thực hiện điều này, bạn chỉ cần thực hiện theo 4 Key thực thi mà tôi sẽ đề xuất. Điều đáng ngạc nhiên? Phương pháp này cực kỳ đơn giản. Khi tôi trình bày với các nhà lãnh đạo, nhiều lúc họ thấy nó quá đơn giản đến mức khó tin.

Thật ra, một số người mà tôi đã hướng dẫn và đào tạo có lúc hoài nghi, cho rằng nó quá hoàn hảo để trở thành hiện thực. Tuy nhiên, mỗi khi tôi chứng kiến một nhà lãnh đạo của một đội nhóm làm việc từ xa gặp khó khăn, tôi luôn có thể giúp họ tìm ra lời giải qua bốn bước đơn giản này.

Nếu bạn muốn đạt được hiệu suất làm việc cao với các đội nhóm từ xa, hãy áp dụng 4 Key thực thi:

4 key thực thi: Mỗi sáng vài phút : Theo kết quả => Tinh chỉnh ưu tiên => Tò mò hỗ trợ => Phản hồi ngay lập tức

• Key 1: Giao và đánh giá công việc Theo Kết Quả: Thay vì gán cho MVDs những nhiệm vụ cụ thể, bạn sẽ phân định cho họ những mục tiêu hoặc kết quả cụ thể để họ đạt được. Cách thực hiện, họ sẽ tự quyết định. Đó chính là điều khiến họ trở thành MVDs.
• Key 2: Ưu Tiên và Điều Chỉnh Ưu Tiên: Mặc dù MVDs có kỹ năng và kinh nghiệm trong lĩnh vực của họ, nhưng họ không biết điều gì quan trọng nhất trong doanh nghiệp của bạn. Vì vậy, bạn cần phải rõ ràng về các ưu tiên cho công việc của họ và thông báo ngay lập tức khi các ưu tiên đó thay đổi.
• Key 3: Luôn Sẵn Lòng hỗ trợ và Tò Mò: Vai trò lớn nhất của bạn trong việc hỗ trợ MVDs sẽ là đặt câu hỏi, “Tôi có thể giúp gì cho bạn?”. Sau đó, chờ đợi câu trả lời từ họ. Bạn sẽ khuyến khích MVDs của mình yêu cầu hỗ trợ, nguồn lực, thông tin, làm rõ hoặc bất cứ điều gì họ cần để loại bỏ các rào cản và thúc đẩy tiến trình công việc.
• Key 4: Phản Hồi: Và bất cứ điều gì họ cần để thành công, bạn cung cấp. Ngay lập tức. NGAY LẬP TỨC.

“Quá Đơn giản phải không? Mỗi buổi sáng, tôi thực hiện đủ 4 Key thực thi. Chỉ trong vài phút. Đó là con đường nhanh nhất làm chủ “DONE”

4 key kiếm thêm thu nhập #

MVDs không chỉ giỏi việc hoàn thành công việc, mà còn có khả năng tạo ra sự khác biệt lớn. Tuy nhiên, chỉ có bạn mới có thể đảm nhận một số vai trò chính trong doanh nghiệp của mình.

Những hoạt động này không chỉ tạo nên nền tảng cho sự thành công của nhóm, mà còn giúp bạn, từ vị trí của một nhà lãnh đạo, xây dựng các tiêu chí đo lường quan trọng để đánh giá hiệu suất làm việc của MVDs và đóng góp của họ vào thành công chung của công ty.

Hiểu rõ hơn về cách kinh doanh đang hoạt động sẽ giúp bạn dự báo một cách chính xác hơn về doanh thu tương lai, đồng thời giúp bạn nhận diện được thời điểm và cách thức để phát triển đội ngũ MVDs của mình. Không có nền tảng này, tinh thần “bận rộn mà không có kết quả” có thể ảnh hưởng đến toàn bộ nhóm. Và điều bạn không muốn chính là một nhóm người chỉ biết bận rộn mà không mang lại kết quả gì cả.

Vì vậy, hàng tuần, tôi đều dành thời gian cho “4 Key Để Kiếm Thêm Thu Nhập”:

4 key Tăng thu nhập: hàng tuần : Sản phẩm đã phù hợp thị trường chưa, lợi nhuận vẫn tốt chứ => Đối thủ cạnh tranh thế nào: làm sao để nâng vị thế mình hơn? Thông điệp bán hàng hấp dẫn hơn được không ? Chiến lược bán hàng và tiếp thị có thể hiệu quả hơn không ?

1. Sản phẩm phù hợp thị trường và lợi nhuận: Bạn cần tạo ra những sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng cần và sẵn sàng trả tiền, và đồng thời duy trì một mức lợi nhuận cao để có thể quảng cáo và phát triển kinh doanh.
2. Phân tích đối thủ cạnh tranh và vị thế: Bạn cần nghiên cứu về những đối thủ của bạn, ưu và nhược điểm của họ, và cách bạn có thể nổi bật hơn trong thị trường.
3. Thông điệp bán hàng hấp dẫn và thuyết phục: Bạn cần viết và nói về sản phẩm của bạn một cách thu hút và thuyết phục khách hàng, chỉ ra lợi ích và giá trị của nó, và tại sao nó là lựa chọn tốt nhất.
4. Chiến lược bán hàng và tiếp thị hiệu quả: Bạn cần lên kế hoạch và thực hiện các hoạt động để giới thiệu, quảng bá, và bán sản phẩm của bạn cho khách hàng mục tiêu, xác định giá cả, kênh phân phối, phương tiện truyền thông, và các chỉ số đo lường.

Sau khi nắm vững những nguyên tắc cơ bản tạo thành nền tảng của “Học Thuyết DONE”, bây giờ chúng ta hãy xem xét 10 quy luật mà bạn cần tuân thủ để hoàn thành mọi công việc. Như những nguyên tắc cơ bản, chúng đơn giản đến bất ngờ nhưng lại vô cùng mạnh mẽ:

Học thuyết Done #

Luật 1: Tạo Danh Sách Giao Phó => Loại Bỏ Khỏi Tầm Tay Bạn #

Luật đầu tiên của học thuyết DONE khá rõ ràng: bất cứ thứ gì bạn giao phó — hoặc thuê ngoài — cho một MVD là điều đã được loại bỏ khỏi danh sách việc của bản thân bạn.

Khi bạn giao phó cho MVD những việc họ giỏi nhất, bạn sẽ giải phóng thời gian của mình để làm những việc quan trọng nhất. Đơn giản, phải không? Nhưng trước khi bạn ra khỏi nhà và bắt đầu tìm kiếm mọi người để thực hiện mọi thứ, bạn cần phải rõ ràng về việc bạn đang giao phó điều gì. Vì vậy, trong chương này, bạn sẽ thực hiện bốn bước để tiến tới việc giao phó thành công.

1. Tạo danh sách công việc chính của bạn
2. Chia công việc thành ba danh sách
3. Ưu tiên và xác định nhu cầu cấp bách ngay lập tức
4. Xác nhận sự sẵn sàng về tài chính

Law 1: Tạo danh sách giao phó: Giao phó tức là: giao việc cho người giỏi => Giải phóng thời gian của mình => rõ ràng giao phó điều gì => 4 bước giao phó
1: tạo danh sách tất cả các việc => 2: chia thành 3 danh sách => 3: Tạo Ưu tiên các việc => 4: sẵn sàng về tài chính

BƯỚC #1: TẠO DANH SÁCH CÔNG VIỆC CỦA BẠN #

Nếu bạn sẵn lòng để bắt đầu hoàn thành mọi việc với một đội ngũ làm việc từ xa, bước đầu tiên của bạn là xác định những gì bạn muốn loại bỏ khỏi tầm tay và giao cho người khác. Đầu tiên, tôi đề xuất tạo một danh sách chính của tất cả những việc bạn làm để hỗ trợ doanh nghiệp của mình trên cơ sở hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.

Hãy dành thời gian và liệt kê cụ thể mọi việc bạn làm. Mọi thứ bạn dành thời gian đều cần được ghi lại, dù nó liên quan đến công việc kinh doanh hay không. Các công việc như quản trị, tài chính, nghiên cứu đều tốn thời gian của bạn, vì vậy hãy chắc chắn ghi chúng vào danh sách.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên bao gồm những dự án một lần (như thiết kế và xây dựng trang web hoặc khởi động một chiến dịch quảng cáo) hoặc những dự án hàng năm (như chuẩn bị hồ sơ thuế hoặc báo cáo tài chính hàng năm), cũng như những việc hàng ngày như hỗ trợ khách hàng và tiếp thị qua email.

Ví dụ, bạn sẽ muốn bao gồm những nhiệm vụ như sau:

• Lập kế hoạch và nghĩ cách phát triển kinh doanh
• Viết email
• Quản lý trang mạng xã hội
• Tạo liên kết với đối tác affiliate
• Cập nhật trang web của bạn
• Làm quảng cáo và chương trình khuyến mãi
• Làm sổ sách
• Viết nội dung cho trang web hoặc văn bản quảng cáo
• Kiểm tra phần mềm
• Hỗ trợ khách hàng
• Thanh toán hóa đơn hoặc quản lý kế toán.

Để giúp làm mới trí nhớ và tổ chức suy nghĩ của bạn, bên dưới bạn sẽ tìm thấy một biểu mẫu để hoàn thành được chia thành các danh mục chung cho công việc kinh doanh:

1. Hành chính (Administrative)
   • Ví dụ: sắp xếp lịch họp, quản lý văn phòng, lưu trữ hồ sơ.
2. Tiếp thị/Truyền thông (Marketing/Communications)
   • Ví dụ: lên kế hoạch chiến dịch quảng cáo, viết bài PR, quản lý trang mạng xã hội của công ty.
3. Tài chính (Finance)
   • Ví dụ: lập báo cáo tài chính, quản lý chi phí, làm sổ sách.
4. Hoạt động (Operations)
   • Ví dụ: quản lý chuỗi cung ứng, theo dõi và cải tiến quy trình sản xuất.
5. Nhân sự (Human Resources)
   • Ví dụ: tuyển dụng nhân viên mới, tổ chức đào tạo cho nhân viên, xây dựng văn hóa công ty.
6. Phát triển sản phẩm (Product Development)
   • Ví dụ: nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, thực hiện các thử nghiệm để cải tiến sản phẩm.
7. Công nghệ (Technology)
   • Ví dụ: cập nhật và duy trì hệ thống IT, phát triển website công ty.
8. Khác (Other)
   • Ví dụ: Các dự án đặc biệt không rơi vào các mục trên, hoặc các hoạt động hỗ trợ bổ sung như bảo vệ sức khỏe cho nhân viên.

Danh sách bạn tạo ra ở đây sẽ rất hữu ích khi xác định nhu cầu nhân sự, vì nó sẽ cung cấp cho bạn một bản tổng hợp chính xác về mọi việc bạn đang làm để hỗ trợ kinh doanh của mình. Nó cũng sẽ giúp bạn nhìn nhận rõ hơn lý do tại sao bạn có thể cảm thấy quá tải – một trạng thái rất phổ biến mà nhiều người sáng lập doanh nghiệp thường trải qua trước khi đạt đến điểm mà họ cần phải tuyển dụng thêm nhân viên.

Todo: Tạo danh sách các việc theo bảng như bên dưới

Hành chính	Marketing	Quản lý tài chính	Vận hành	Quản lý nhân sự	phát triển sản phẩm	Công nghệ	Khác

Tiếp theo là việc đưa những việc này thành các danh sách nhỏ hơn để giao việc

BƯỚC #2: ĐƯA CÔNG VIỆC VÀO BA DANH SÁCH CÓ THỂ GIAO #

Sau khi bạn đã ghi chép lại tất cả các công việc của mình, bạn đã sẵn lòng sử dụng “3 Danh sách đến Tự do”, một chiến lược mà tôi đã tìm hiểu từ cuốn sách “Virtual Freedom” của Chris Ducker.*

Bạn sẽ xem xét lại danh sách công việc vừa tạo để xác định các hoạt động nào thuộc vào một trong ba danh mục sau:
● List A: Công việc bạn không thích làm
● List B: Công việc bạn không biết làm
● List C: Công việc bạn cảm thấy mình không nên làm

Như bạn có thể tưởng tượng, những công việc này nên được giao cho người khác để bạn có thể tập trung vào những ưu tiên khẩn cấp hơn, như thúc đẩy sự phát triển kinh doanh và bán hàng.

DANH SÁCH A: CÔNG VIỆC BẠN KHÔNG THÍCH LÀM #

Có khả năng cao là bạn dành ít nhất một phần thời gian làm việc hàng ngày để làm những việc bạn không thích. Bạn biết đó, những công việc mà bạn ghét – thậm chí có thể trì hoãn không hoàn thành – bởi vì bạn không thể tạo ra bất kỳ sự hứng thú nào để thực hiện chúng. Tôi chắc chắn rằng bạn có những công việc không dễ chịu ngay lập tức xuất hiện trong tâm trí – những loại việc bạn muốn có thể giao cho người khác. Đó là những công việc bạn sẽ muốn phân loại vào danh mục này.

GỢI Ý THÔNG MINH: Dù bạn có ghét hay tránh né nó đến mấy, bạn không nên ủy quyền trách nhiệm bán hàng cho người khác – ít nhất là không ngay lập tức. Là một doanh nhân, bạn không thể coi việc bán hàng là không cần thiết, bởi không ai trên trái đất hiểu sản phẩm của bạn tốt hơn bạn. Cũng không có ai quan tâm đến sự thành công của bạn nhiều hơn. Vì vậy, nếu bạn không biết cách bán hàng, bạn phải dành thời gian để học.

Tiếp tục tách ra danh sách tương tự như dưới

Hành chính	Marketing	Quản lý tài chính	Vận hành	Quản lý nhân sự	phát triển sản phẩm	Công nghệ	Khác

DANH SÁCH B: CÔNG VIỆC BẠN KHÔNG BIẾT LÀM #

Khi mới bắt đầu sự nghiệp khởi nghiệp, bạn cần trở thành người đa năng, thường xuyên phải học những thứ mà trước đó bạn chưa bao giờ nghĩ đến. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp của bạn phát triển và bắt đầu có thêm nhiều nguồn thu, những công việc đó trở nên phức tạp hơn và nên được giao cho người khác.

Đối với mỗi nhà lãnh đạo, danh mục “Những việc tôi không biết làm” sẽ khác nhau. Vì chúng ta đều được tạo hóa với những khả năng và tài năng tự nhiên khác nhau, ngay cả khi chúng ta dành thời gian và năng lượng để học những điều chúng ta cần, chúng ta có thể chưa bao giờ đạt đến mức độ chuyên môn mà một chuyên gia có thể đạt được. Và trong quá trình cố gắng học hết mọi thứ, chúng ta có thể mất đi tầm nhìn về “Bốn Yếu Tố Cốt Lõi Để Kiếm Được Nhiều Hơn”.

Hành chính	Marketing	Quản lý tài chính	Vận hành	Quản lý nhân sự	phát triển sản phẩm	Công nghệ	Khác

GỢI Ý THÔNG MINH: Việc công nhận rằng có những việc bạn không bao giờ thực hiện giỏi được là một bước tiến quan trọng trong việc buông bỏ.

Nhưng một khi bạn giao những nhiệm vụ đó cho những MVD và bắt đầu đóng vai trò như một nhà lãnh đạo sẵn lòng học hỏi, sẵn sàng hỗ trợ, và chú ý đến mọi người trong nhóm của mình, bạn sẽ không chỉ trải nghiệm cảm giác tự do mà còn cả sự giải tỏa đáng kể trong khi bạn không thực sử từ bỏ.

DANH SÁCH C: CÔNG VIỆC BẠN CẢM THẤY MÌNH KHÔNG NÊN LÀM #

Danh mục cuối cùng trong bài tập này bao gồm những việc bạn cảm thấy mình không nên làm. Danh sách này rất hữu ích vì nó giúp bạn nhận ra rằng có những công việc đơn giản không xứng đáng để bạn dành thời gian và công sức vào đó.

Nói cách khác, mặc dù bạn có thể làm chúng, nhưng chúng có thể không đóng góp nhiều vào việc phát triển doanh nghiệp của bạn — đó là lý do bạn nên thuê người khác để đảm nhận chúng thay bạn. Đối với một doanh nhân, ưu tiên hàng đầu của bạn nên là những việc sẽ thúc đẩy sự phát triển, như xây dựng một phễu bán hàng, ra mắt một sản phẩm mới, hoặc tinh chỉnh chiến lược tiếp thị của mình. Bất kỳ công việc nào không giúp bạn đạt được mục tiêu đó đều là cơ hội lớn để giao phó cho người khác.

GỢI Ý THÔNG MINH: Nếu bạn gặp khó khăn trong việc quyết định những gì nên đưa vào danh sách này, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:

• Những công việc lặp đi lặp lại hiện tại bạn đang thực hiện có thể dễ dàng giao cho một MVD (Most Valuable Player – Người chơi giá trị nhất)?
• Bạn đang tiêu thời gian cho những hoạt động nào không thúc đẩy sự phát triển chiến lược cho doanh nghiệp của bạn?
• Bạn đang tiến hành những nhiệm vụ nào để tiết kiệm tiền nhưng lại có thể được một chuyên gia thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn?

Tiếp tục tạo danh sách Không Nên

Hành chính	Marketing	Quản lý tài chính	Vận hành	Quản lý nhân sự	phát triển sản phẩm	Công nghệ	Khác

BƯỚC #3: ƯU TIÊN CHO NHU CẦU CẤP BÁCH CỦA BẠN #

Sau khi bạn đã tạo ra danh sách công việc và phân loại chúng vào ba danh mục khác nhau, bạn có thể tạo ra một ma trận tuyển dụng để xác định những nhu cầu thuê ngoài quan trọng nhất.

1. Đọc lại các danh sách của bạn và đánh dấu hoặc khoanh vòng những công việc bạn cho là ưu tiên hàng đầu để thuê ngoài.
2. Liệt kê những công việc trong cột bên trái dưới danh mục phù hợp trong biểu mẫu dưới đây.

Hành chính	Marketing	Quản lý tài chính	Vận hành	Quản lý nhân sự	phát triển sản phẩm	Công nghệ	Khác

BƯỚC 4: ĐÁNH GIÁ KHẢ NĂNG TÀI CHÍNH CỦA BẠN #

Có rất nhiều công thức để xác định khi nào bạn có thể chi trả để thuê ai đó, nhưng tôi luôn ưu tiên quản lý bằng lý trí và logic phổ thông. Nếu có việc gì bạn không muốn làm, và bạn có đủ tiền để trả cho người khác làm việc đó, thì có thể rất đáng để thuê ai đó. Điều này cũng đúng nếu bạn bị căng tràn đến mức giới hạn khả năng của chính mình.

Để nắm bắt xem bạn có sẵn lòng hay không, hãy dành một ít thời gian để hoàn thành bảng câu hỏi sau.

SUY NGẪM VỀ CHI PHÍ KHI THUÊ THÊM NHÂN SỰ:

1. Tình hình lợi nhuận: Sau khi tăng chi phí nhân sự, liệu lợi nhuận của tôi có giữ nguyên hoặc tăng không?
   • Ví dụ: Với việc tuyển dụng thêm, liệu lợi nhuận từ 20 triệu mỗi tháng có giảm hay không?
2. Khả năng chi trả: Có đủ tiền không chỉ để trả lương nhân viên mà còn đảm bảo chi tiêu cho gia đình và có dự trữ cho những bất trắc?
   • Ví dụ: Nếu mỗi tháng tôi cần 10 triệu cho gia đình và 5 triệu dự trữ, liệu sau khi trả lương, tôi còn đủ chi phí cho các hoạt động khác?
3. Mục tiêu trước khi tuyển dụng: Trước khi tăng chi phí nhân sự, tôi cần đạt được những mục tiêu gì?
   • Ví dụ: Tăng doanh số bán hàng lên 30% hoặc tạo ra một hệ thống quản lý tự động.
4. Tác động đến việc tiết kiệm: Thuê thêm nhân viên sẽ ảnh hưởng đến khả năng tiết kiệm và đầu tư cho tương lai của tôi ra sao?
   • Ví dụ: Tôi mong muốn tiết kiệm 5 triệu mỗi tháng cho việc đầu tư. Liệu sau khi tuyển dụng, tôi còn đạt được mục tiêu này?
5. Ưu tiên giữa nhân sự và lợi nhuận: Tôi coi trọng việc giảm gánh nặng công việc bằng cách có thêm nhân viên hỗ trợ hay tăng lợi nhuận?
   • Ví dụ: Tôi có sẵn lòng chấp nhận giảm một phần lợi nhuận để có thêm thời gian và năng lượng cho các hoạt động khác?

SUY NGẪM VỀ CHI PHÍ KHI KHÔNG TÌM NGUỒN TRỢ LÝ: TỰ LÀM TẤT CẢ SẼ TỐN KÉM NHƯ THẾ NÀO?

1. Cơ hội doanh thu bị bỏ lỡ: Tôi có từ chối những cơ hội làm việc nào có thể tăng doanh thu không? Nếu có, những cơ hội đó là gì và giá trị tiềm năng là bao nhiêu?

• Ví dụ: Tôi đã từ chối 5 dự án trong tháng qua với tổng giá trị khoảng 50 triệu do không có đủ thời gian.

1. Chất lượng dịch vụ: Khách hàng có phản hồi tiêu cực gì về dịch vụ của tôi có thể ảnh hưởng đến doanh thu không?

• Ví dụ: 10% khách hàng gần đây đã phản ánh rằng dịch vụ giao hàng chậm, khiến họ suy nghĩ về việc chuyển sang sử dụng dịch vụ của đối thủ cạnh tranh.

1. Cơ hội thu nhập mới: Với sự trợ giúp thêm, tôi có thể khám phá ra nguồn thu mới hoặc mở rộng doanh thu hiện tại không? Những nguồn thu đó là gì và làm thế nào tôi có thể đánh giá hoặc xác minh những cơ hội này?

• Ví dụ: Với một trợ lý, tôi có thể mở rộng dịch vụ tư vấn trực tuyến – một mảng chưa được khai thác. Để xác minh, tôi có thể thử nghiệm dịch vụ này trong một khoảng thời gian ngắn và thu thập phản hồi từ khách hàng.

Sau khi phân tích, bạn có thể quyết định rằng việc thuê thêm nhân viên là hoàn toàn đáng giá. Nếu vậy, tuyệt! Đó là một bước quan trọng trên hành trình xây dựng đội ngũ từ xa đầu tiên của bạn. Hãy nhớ rằng bạn không cần phải cam kết dài hạn với các thành viên mới trong đội ngũ. Bạn có thể giữ linh hoạt bằng cách chọn những người làm việc tự do, lao động theo việc riêng lẻ, hoặc nhân viên tạm thời cho đến khi bạn chắc chắn về quyết định của mình.

Nếu bạn cảm thấy chưa sẵn lòng, tôi khuyến khích bạn chờ đợi trước khi quyết định thuê nhân viên. Hãy chờ đến khi bạn thực sự tin tưởng vào quyết định của mình. Trong thời gian chờ đợi, hãy tiếp tục tích lũy kiến thức cần thiết để xử lý mọi công việc một cách độc lập – ngay cả khi công việc của bạn chưa đạt chuẩn. Bạn luôn có thể thuê thêm sự giúp đỡ sau này, khi bạn tự tin rằng mình có thể chi trả cho chi phí thêm phát sinh.

Tóm lại luật 1 – Tạo danh sách giao việc #

Bước 1: Lên Danh Sách Công Việc

Lập kế hoạch và định rõ mọi công việc bạn đang làm theo từng đầu mục công việc

Bước 2: Tạo danh sách 3 không

Tìm hiểu công việc nào bạn không thích làm, không biết làm, và không nên làm.

• Không Thích Làm: Liệt kê những việc bạn muốn tránh.
• Không Biết Làm: Định rõ những kỹ năng bạn thiếu và cần người khác hỗ trợ.
• Không Nên Làm: Xác định những việc không đóng góp vào mục tiêu chính của bạn.

Bước 3: Tạo danh sách ưu tiên

Xem xét lại danh sách và chọn ra những việc cần được giao phó ngay lập tức.

Bước 4: Đánh Giá Khả Năng Tài Chính

Trước khi quyết định thuê người, hãy cân nhắc kỹ lưỡng về tài chính của bạn.

• Xác Định Ngân Sách: Ước lượng chi phí và ngân sách có thể dành cho việc thuê nhân sự.
• Đánh Giá Lợi ích: Cân nhắc giữa lợi ích từ việc giao phó và việc tự làm để tối đa hóa lợi nhuận.

Luật 2 – Giải quyết vấn đề gì ? #

Nguyên lý thứ hai để đảm bảo công việc được hoàn thành một cách hiệu quả là “Tìm giải pháp cho X”. Điều này nghĩa là khi bạn tuyển dụng MVDs, bạn cần phải tập trung vào việc xác định và đạt được những kết quả mà bạn mong đợi, chứ không phải chỉ là tìm người để lấp đầy một vị trí cụ thể nào đó trong tổ chức của bạn. Vì các kết quản bạn mong đợi đã được tách ra từ mục tiêu chung của bạn => Bằng cách này, âm thầm mọi người sẽ cùng làm việc về một mục tiêu chung thay vì chỉ thực hiện những nhiệm vụ riêng lẻ.

Chẳng hạn, thay vì nói “Tôi cần một Quản lý Quảng cáo”, bạn nên nghĩ rằng “Tôi cần một MVD có thể tạo ra 50 đầu mối chất lượng / lead mỗi tuần”.

Bằng cách tập trung vào kết quả, bạn sẽ tìm thấy MVD phù hợp với vấn đề bạn đang cố giải quyết, và họ sẽ làm việc theo cách cụ thể hơn và gắn liền với mục tiêu chính của bạn.

Trong tương lai, khi bạn đăng thông tin tuyển dụng và mô tả dự án trực tuyến để thu hút MVD, hãy nhớ xác định rõ những kết quả mà bạn mong đợi từ họ, bắt đầu từ việc xem xét lại danh sách nhiệm vụ mà bạn đã lập ở chương trước và xác định những kết quả mà bạn muốn đạt được.

BƯỚC #1: GÁN KẾT QUẢ VỚI TỪNG CÔNG VIỆC

Ở chương trước, bạn đã lập ra một danh sách các công việc ưu tiên cần phải giao cho người khác ngay lập tức. Chắc chắn rằng bạn không thực hiện những công việc đó hàng ngày chỉ vì mục đích làm chúng. Tại sao bạn lại giao việc chúng? Để đạt được kết quả. Mục tiêu của mỗi công việc được giao nên đồng nghĩa với việc đưa doanh nghiệp của bạn tiến về phía mục tiêu của mình.

Để bạn hiểu rõ ràng về điều bạn mong muốn từ MVDs, hãy dành thời gian bây giờ để gắn liền một kết quả với từng công việc bạn sẽ giao. Ví dụ, xem xét công việc “Gửi email hàng ngày cho danh sách tiềm năng”. Tại sao bạn lại thực hiện công việc này? Liệu mục đích có phải là để đưa người mua tiềm năng trở lại với một đề nghị bán hàng? Để tăng lượng xem cho video quảng cáo? Hay để hiểu rõ về những tính năng sản phẩm mà họ đang tìm kiếm? Khi bạn hiểu rõ về kết quả mong muốn, bạn có thể giao chúng cho một MVD chuyên về loại kết quả đó.

Hãy càng cụ thể càng tốt tại thời điểm này. Nếu có thể, bạn còn có thể ghi chú về kết quả có thể đo lường liên quan đến công việc (như, “Đạt tỉ lệ mở email là 25%” hoặc “Tạo ra 10 cuộc hẹn bán hàng mỗi tuần”). Nhưng nếu bạn thiếu một số liệu cụ thể hoặc không chắc chắn về hình mẫu thành công sẽ trông như thế nào, đừng gián đoạn tiến trình của bạn. Ghi chú lại và tiếp tục. 

Ví dụ 1:

Nhiệm vụ: Gửi email hàng ngày cho danh sách khách hàng tiềm năng. Kết quả mong đợi:

• Tỉ lệ mở thư: Đạt tỉ lệ mở thư là 25%.
• Lượng truy cập website: Tăng lượng người truy cập website từ liên kết trong email lên 15%.
• Tương tác: Tăng tương tác với khách hàng qua email, nhận xét và phản hồi từ ít nhất 10% khách hàng trong danh sách.

Ví dụ 2:

Nhiệm vụ: Tổ chức chiến dịch quảng cáo trên mạng xã hội. Kết quả mong đợi:

• Độ phủ: Đạt tới ít nhất 50,000 người dùng mục tiêu trong tháng đầu tiên.
• Engagement: Tạo ra ít nhất 5000 lượt tương tác (like, share, comment) trong tháng đầu tiên.
• Chuyển đổi: Đạt tỉ lệ chuyển đổi từ quảng cáo sang mua hàng là 3%.

Nhưng bạn cần trình bày vào bảng tương tự như dưới

Bước #2: Tìm ra nhóm MVD phù hợp để đạt mục tiêu.

Giờ đây, khi bạn đã xác định rõ những việc cần thực hiện, đã đến lúc suy nghĩ về việc ai sẽ là người thích hợp để làm nó. Tôi hiểu rằng, việc tìm và thuê những MVD có kinh nghiệm sẽ không dễ dàng gì, đặc biệt khi bạn chưa từng đụng đến những nhiệm vụ đó.

Nhưng một điều may mắn là, đối với các doanh nghiệp online, một số chức năng và hoạt động chính đang đẩy mạnh doanh thu — chẳng hạn như việc tăng tỷ lệ chuyển đổi trang web, xây dựng danh sách email, tiếp thị số và email marketing. Và thật may mắn khi có một loạt kỹ năng, tài năng và kinh nghiệm chung mà chúng ta đều có thể tìm kiếm.

Để giúp bạn dễ dàng hơn trong việc này, tôi đã chuẩn bị sẵn một biểu đồ dưới đây, nó cho bạn biết phần lớn MVD tự gọi mình như thế nào, họ thường làm những công việc gì, và mức lương trung bình của họ. Hãy nhớ rằng, ở giai đoạn đầu, bạn vẫn cần phải thực hiện những nhiệm vụ này (có thể là mãi mãi), dù bạn không phải là chuyên gia. Và khi bạn bắt đầu thuê người, bạn có thể đang đối mặt với những dự án ngắn hạn hoặc đơn lẻ, hoặc cần tuyển người cho vị trí cố định, toàn thời gian hoặc bán thời gian. Bất kể nhu cầu tuyển dụng của bạn là gì, đây là cái nhìn tổng quan về những kỹ năng và tài năng thường gặp bạn sẽ cần tìm khi tuyển dụng sau này.

STT	Vai trò	Mức lương ở Việt Nam	Mô tả
1	Affiliate Manager	15 – 25 triệu đồng/tháng	Nếu bạn có mục tiêu tăng trưởng mạnh mẽ (hoặc nếu bạn đang chạy một doanh nghiệp affiliate marketing cụ thể), bạn nên cân nhắc thuê một Affiliate Manager sau khi đã lấp đầy các vị trí cốt lõi trong team. Affiliate Manager sẽ tìm kiếm các doanh nghiệp, influencer và đối tác liên kết có liên quan để quảng bá sản phẩm của bạn với hoa hồng dựa trên doanh số – đây có thể là chiến lược hiệu quả để mở rộng quy mô kinh doanh.
2	Back-end Developer	15 – 40 triệu đồng/tháng	Back-end Developer thường là một trong những vị trí cuối cùng bạn tuyển dụng, khi nhu cầu phát triển kỹ thuật trở nên phức tạp hơn. Ví dụ, bạn có thể cần đến Back-end Developer để phát triển các tính năng mới, tùy chỉnh cho phần mềm hoặc website.
3	Kế toán	5 – 15 triệu đồng/tháng	Khi team phát triển, bạn cần theo dõi chi tiêu và doanh thu để đảm bảo hoạt động có lãi. Việc thuê một kế toán sớm sẽ giúp theo dõi dòng tiền, quản lý tài chính hiệu quả.
4	Copywriter	200.000 – 1 triệu đồng/giờ	Dù bán sản phẩm gì, bạn cũng cần nội dung và copy để thu hút khách hàng tiềm năng. Copywriter giỏi có khả năng viết những lời chốt sale thuyết phục – đây là khoản đầu tư đáng giá.
5	Customer Support	3 – 15 triệu đồng/tháng	Khi doanh số tăng trưởng, đã đến lúc thuê Customer Support để hỗ trợ khách hàng về vấn đề giao hàng, câu hỏi sản phẩm, lỗi đăng nhập, đổi trả… Điều này giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng.
6	Front-end Developer	10 – 25 triệu đồng/tháng	Sau khi có thiết kế website hoặc UI/UX, cần Front-end Developer để hiện thực hóa thành website/ứng dụng có tính tương tác, thân thiện với người dùng.
7	Full-stack Developer	15 – 60 triệu đồng/tháng	Các Developer thường được tuyển vào cuối quá trình, khi nhu cầu phát triển phức tạp hơn. Ví dụ bạn cần tích hợp ứng dụng, tính năng coupon/khuyến mãi, phần mềm tự động hóa quy trình nội bộ… Lúc này cần Full-stack Developer để xây dựng cả phần front-end lẫn back-end.
8	Graphic Designer	200.000 đồng/banner, 2 triệu đồng/thiết kế homepage	Trước khi bán sản phẩm, bạn cần thiết kế bao bì, tờ rơi, banner quảng cáo đẹp mắt để thu hút khách hàng. Đây là lúc cần đến dịch vụ Graphic Designer.
9	Media Buyer	2 – 5 triệu đồng/tháng + 5% tổng chi phí quảng cáo	Sau khi có nội dung và thiết kế quảng cáo, bạn nên thuê Media Buyer để đưa quảng cáo lên Google, Facebook và các kênh truyền thông với hiệu quả cao nhất.
10	Operations Manager	10 – 20 triệu đồng/tháng	Khi team lớn mạnh, có thể cân nhắc thuê Operations Manager để quản lý các thành viên, công việc hàng ngày và lên kế hoạch phát triển. Tuy nhiên, nên đợi đến giai đoạn muộn khi team đủ lớn.
11	Physical Product Creation	Thay đổi theo dự án	Nếu bán sản phẩm vật lý như mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, thiết bị… bạn cần công ty sản xuất để phát triển sản phẩm, từ thiết kế, nguyên liệu đến sản xuất và đóng gói. Tùy ngành nghề mà tìm đối tác phù hợp.
12	Fulfillment	Thay đổi theo nhu cầu	Để vận hành kinh doanh trơn tru, nên thuê đơn vị Fulfillment lưu kho và giao hàng sản phẩm thay vì tự giao hàng. Họ sẽ quản lý kho, đơn hàng, vận chuyển và xử lý đổi trả.
13	UI Designer	150.000 – 300.000 đồng/giờ	Nếu phát triển ứng dụng/phần mềm, cần UI Designer thiết kế giao diện đẹp mắt, thân thiện người dùng. Đây thường là vị trí đầu tiên cần tuyển khi phát triển phần mềm.
14	Video Creator	200.000 – 500.000 đồng/video	Để hướng dẫn khách sử dụng sản phẩm, giới thiệu sản phẩm, cần thuê Video Creator tạo các video demo, review… giúp bán hàng hiệu quả.
15	Videographer	2 – 5 triệu đồng cho video 2 phút	Nên có video quảng cáo chuyên nghiệp trên website để bán hàng. Cần Videographer quay và dựng video, kết hợp với kịch bản và audio từ chuyên gia.
16	Voice Over	500.000 – 2 triệu đồng cho audio 5 phút	Để có audio chuyên nghiệp cho video quảng cáo, nên thuê Voice Over cân nhắc tone giọng, ngữ điệu phù hợp với nội dung.
17	Website Designer	150.000 đồng/banner, 2-3 triệu đồng/thiết kế trang chủ	Trước khi bán hàng cần có website thân thiện, dễ sử dụng. Nên thuê copywriter viết nội dung trước, sau đó Website Designer sẽ thiết kế xây dựng website dựa trên nội dung.

Luật 3 – Cấu trúc lại đội nhóm để đạt sự tự do #

Luật 10 -Tổ chức dòng chảy công việc #

Bạn đã đạt đến Luật thứ 10 và cũng là luật cuối cùng của Học thuyết DONE. Nếu bạn chưa đạt được trạng thái luồng chảy (flow) cho đến bây giờ, bạn chắc chắn sẽ đạt được sau khi hoàn thành luật này, bởi vì bạn sắp thực hành tổ chức luồng chảy công việc. Và đây là nơi Hệ thống Quản lý Công việc Từ xa của bạn (hy vọng là Teamly!) thực sự phát huy tác dụng.

Tôi có thể nói về lợi ích của các quy trình làm việc cả ngày. Nhưng chỉ khi THỰC HÀNH, bạn mới thực sự hiểu ý nghĩa của tôi. Vậy nên hãy bắt đầu thực hiện ngay nhé.

1. Viết ra một quy trình làm việc tiêu chuẩn. #

Đối với phần còn lại của bài tập này, hãy chọn một dự án hoặc chức năng trong doanh nghiệp của bạn mà bạn muốn thuê ngoài. Có thể bạn muốn thuê ngoài các bài đăng blog hàng tuần. Hoặc các email hàng ngày gửi đến khách hàng tiềm năng. Hoặc sản xuất trang bán hàng của bạn. Không quan trọng dự án hay chức năng bạn chọn là gì – miễn là bạn đã từng làm trước đó và biết các bước để hoàn thành.

Mỗi dự án và chức năng kinh doanh hàng ngày của bạn có thể được chia thành một quy trình làm việc (hay một tập hợp các nhiệm vụ riêng lẻ, tuần tự mà nhóm của bạn sẽ thực hiện để đạt được kết quả mong muốn). Ví dụ, nếu bạn viết một quy trình làm việc để đánh răng, nó có thể trông như thế này:

Sử dụng một tờ giấy, hãy viết ra quy trình làm việc cho dự án bạn đã chọn. Sử dụng mỗi dòng để viết một nhiệm vụ riêng lẻ trong quy trình. Hãy cụ thể nhất có thể, và cẩn thận không nhóm các nhiệm vụ lại với nhau, biết rằng mỗi bước sẽ được giao cho một thành viên MVD trong nhóm của bạn. Ví dụ.

Đây là ví dụ quy trình làm việc để tạo một video quảng cáo mới cho sản phẩm:

• Nghiên cứu thị trường mục tiêu và đối thủ cạnh tranh
• Xác định mục đích và thông điệp chính của video
• Viết kịch bản cho video
• Chọn hình ảnh, âm nhạc, hiệu ứng phù hợp
• Quay video
• Chỉnh sửa và hoàn thiện video
• Đăng tải video lên các kênh truyền thông
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả của video

Như vậy, tôi đã chia quy trình tạo video quảng cáo thành các nhiệm vụ nhỏ, rõ ràng và logic. Mỗi nhiệm vụ có thể được giao cho một thành viên chuyên trách để đảm bảo quy trình được thực hiện trơn tru và video hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng mong muốn.

2. Chuyển đổi quy trình làm việc thành bảng và thực hành với công cụ. #

• Nhập các bước từ quy trình làm việc của bạn vào Hệ thống Quản lý Công việc Từ xa bằng định dạng BẢNG (board)
• Gán từng mục trên bảng cho một MVD (thậm chí nếu đó chỉ là bạn!)
• Thiết lập thời hạn cho từng nhiệm vụ tuần tự trong dòng chảy công việc
• Thực hành gán nhãn cho một số nhiệm vụ (bạn có thể phân loại các nhiệm vụ theo loại, hoặc gán mức độ ưu tiên, hoặc thêm tên chiến dịch)
• Sử dụng tính năng trò chuyện để thêm bất kỳ MVD liên quan vào luồng trò chuyện cho quy trình làm việc

Như bạn có thể thấy, ý tưởng ở đây là thực hành sử dụng hệ thống. Cuối cùng – nếu bạn tuân theo Học thuyết DONE hàng ngày và thể hiện kỳ vọng của mình, các MVD của bạn sẽ bắt đầu thiết lập các quy trình làm việc trong hệ thống. Và bạn chỉ cần theo dõi để theo dõi tiến độ của các dự án, thay vì quản lý từng bước đến khi hoàn thành.

BẠN ĐÃ HOÀN THÀNH #

Chúc mừng! Bạn vừa đưa ra một quyết định xuất sắc để HOÀN THÀNH một cách tốt đẹp. Tôi không nghi ngờ gì rằng bạn đã sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả, để có thể có nhiều thời gian hơn trong tương lai. Nếu bạn đã thành công trong việc đưa MVD đầu tiên vào hoạt động, tôi khuyên bạn nên xem lại các Chương 15-17 của cuốn DONE: Kiếm tiền nhiều hơn trong khi Quản lý ít hơn để tìm hiểu một số cách thực hành tốt nhất trong việc quản lý, động viên và tận dụng tối đa MVD của bạn.

Tôi chúc bạn may mắn và thành công với MVD mới của mình, cũng như với các nỗ lực kinh doanh trực tuyến của bạn. Và khi gặp khó khăn hoặc cảm thấy bí lối, hãy nhớ rằng việc làm điều gì đó luôn là cách để tiến về phía trước. Vì vậy, hãy thực hiện một động thái theo bất kỳ hướng nào để tạo động lực, sau đó nhờ cậy vào MVD của bạn để đưa mọi thứ đến đích.

Và hãy nhớ: Tất cả những gì tôi trình bày cho bạn trong cuốn sổ tay này đều có thể được xử lý bên trong Teamly. Trên thực tế, phần mềm này được thiết kế dựa trên Học thuyết DONE, vì vậy nó có thể hoạt động như một nhân viên đầu tiên tuyệt vời trong doanh nghiệp của bạn. Nó giống như một người quản lý hoạt động, người quản lý HR, người quản lý truyền thông và người quản lý dự án… tất cả được gói gọn trong một. Và nó rất đơn giản để triển khai và sử dụng.

Trong vòng vài ngày làm việc trong Teamly, bạn sẽ cách mạng hóa cách bạn làm việc và nâng cao đáng kể kỹ năng quản lý và lãnh đạo nhóm của mình. Teamly được thiết kế để giúp bạn HOÀN THÀNH mọi việc, để bạn không còn phải đau đầu với rắc rối nữa!

Để biết thêm thông tin hoặc dùng thử Teamly, hãy truy cập Teamly.com.